De redenen om via e-mail te publiceren zijn uiteenlopend. Online-diensten hoeven geen accounts aan te maken of webinterfaces te testen en ze bereiken een grote groep gebruikers. Iedereen weet ondertussen wel wat een e-mail is.
Andere redenen zijn o.a. beperkte toegang tot een computer. Het e-mail programma van je PDA werkt dan sneller dan de webinterface die er echt niet uitziet op dat kleine schermpje. De meeste webinterfaces zijn nog steeds niet echt aangepast aan de kleine schermpjes en de beperkingen van dit type toestellen.
Verschillende online diensten en software pakketten stellen dan ook een aparte interface voor om teksten en documenten te publiceren via e-mail.
De interface bestaat uit de meeste voorkomende elementen waaruit een e-mail is opgebouwd: een e-mail adres van de afzender, een e-mail adres van de bestemmeling, een onderwerp,de body van de e-mail en eventueel een document als bijlage.
Elk element van een e-mail wordt gebruikt voor verschillende doeleinden en meestal worden niet alle elementen ingezet. Afhankelijk van de dienst of software kan de functie van de velden veranderen.
Het adres van de afzender wordt meestal als identificatie gebruikt. Dit is echter niet voldoende. Een unieke code in het onderwerp-veld versterkt de waarschijnlijkheid dat die e-mail effectief van de juiste persoon komt.
De Franse beurs bijvoorbeeld, gebruikt een publiek e-mail adres zodat beursgenoteerde firma�s hun persberichten kunnen publiceren. De identificatie gebeurt via het onderwerp en een code. De syntax die bestaat uit een aantal spaties op de juiste plaats, het onderwerp van de publicatie en de identificatie code van het e-mail adres zorgen voor een complex opgebouwd onderwerp dat bepaalt of het document op de website komt of niet.
De tweede mogelijkheid is een uniek adres gebruiken dat alleen gekend is door de editor die wil publiceren. De e-mail interface van Wordpress werkt op die manier. Geen specifieke syntax, geen bekende afzender, alleen een uniek e-mail adres.
Beide technieken zijn zeer beperkt en geven niet de mogelijkheid om de publicatie aan te passen of te annuleren. Die onomkeerbaarheid voelt zeer onprettig aan. Dus geen extra waarschuwing of je wel zeker bent.
Omdat er geen snelle methode bestaat om een publicatie ongedaan te maken en omdat de interface afhangt van kleine details zoals een specifieke syntax, denk ik dat de gebuiksvriendelijkheid van e-mail interfaces nog veel te wensen overlaat.
Een bevestigings e-mail bijvoorbeeld. Zo belangrijk
Net zoals bij het online-boeken van vluchten verwacht je een bevestigings e-mail.
Bij de dienst van de beurs, die voor een bedrijf cruciale financi�le gegevens publiceert, is het bijvoorbeeld mogelijk om een publicatie adres te voorzien en een bevestigings adres. Gevolg is echter dat het adres van waaruit gepubliceerd wordt geen bevestiging krijgt. Fout, zo fout!!!
Een e-mail interface is beperkt in mogelijkheden en is een trage manier waarin weinig of geen feedback bij de gebruiker aankomt. Maar onderstaande maatregelen kunnen het proces een beetje versoepelen.
Een �publiceer via e-mail� interface moet de volgende elementen bevatten:
- Afzender adres als identificatie
- Identificatie code in het onderwerp van de e-mail en niets meer dan dat.
Geen complexe syntax of de titel. - Een titel op de eerste lijn en een nieuwe lijn in de body
- Volgend op de nieuwe lijn de te publiceren informatie, tekst of een document in bijlage.
Niets meer dan dat. Een e-mail is ook niet veel meer.
Het publicatie proces moet ook een beetje anders verlopen. Een vertragingsmechanisme dat de informatie publiceert na enkele minuten lijkt mij handig. In die 5 minuten kan je dan een annulatie versturen indien de gegevens veranderd zijn of de publicatie niet online gezet moet worden.
Een bevestiging e-mail naar het adres die de publicatie stuurt en eventueel een bevestigings e-mail naar alle andere betrokkenen.
Dat is alles. Hopelijk worden e-mail interfaces een beetje meer doordacht opgebouwd. Het zou mijn leven eenvoudiger maken, en misschien dat van andere mensen ook.